مقدمة لقسم المشتريات
نظرة عامة على قسم المشتريات
يُساعدك قسم المشتريات في hozma.tech على إدارة دورة الشراء كاملةً داخل منشأتك. تبدأ الدورة بطلب عرض سعر من المورد، ثم تأكيده ليصبح أمر شراء، ثم تأكيد التسليم وإصدار فاتورة المورد، وأخيرًا سداد قيمتها بسند صرف — مع إمكانية إصدار مرتجع في أي وقت بعد الفوترة. كل ذلك مرتبط تلقائيًا بالمخزون والمحاسبة وقاعدة بيانات الموردين.
متى أستخدم قسم المشتريات؟
- لتوثيق التفاوض مع الموردين عبر طلبات عروض الأسعار قبل الالتزام بالشراء
- لتحديث المخزون تلقائيًا عند تأكيد الاستلام من المورد
- لتسجيل فواتير الموردين ومتابعة ما هو مستحق منها وما تم سداده
- لتصحيح المستحقات عند إرجاع بضاعة معيبة أو ناقصة
- لتوثيق كل مبلغ يُصرف للموردين وربطه بفاتورته وقيده المحاسبي
المكونات الأساسية لقسم المشتريات
- الملخص: لوحة مؤشرات تعرض إجمالي الفواتير والمدفوعات وعدد أوامر الشراء وطلبات عروض الأسعار وأحدث فواتير الموردين
- أوامر الشراء: إنشاء طلبات عروض الأسعار وتأكيدها كأوامر شراء، وتأكيد التسليم، وإنشاء الفاتورة منها
- فواتير المشتريات: تسجيل فواتير الموردين وترحيلها ومتابعة حالة سدادها
- إجمالي التكاليف: توزيع مصاريف الشحن والجمارك والتأمين والنقل على تكلفة البضاعة المستوردة
- مرتجع المشتريات: إصدار إشعار المورد الدائن لخصم قيمة البضاعة المرتجعة من مستحقات المورد
- سندات الصرف: تسجيل الدفعات النقدية والبنكية للموردين وربطها بالفواتير
- الموردين: إضافة بيانات الموردين وعناوينهم وأرقامهم الضريبية وحساباتهم البنكية
التكامل مع الأقسام الأخرى
- مع قسم المخزون: يُنشئ أمر الشراء المؤكد عملية استلام، ويتحدث المخزون عند تأكيد التسليم
- مع قسم المحاسبة: يُنشئ ترحيل فاتورة المورد أو سند الصرف قيدًا محاسبيًا يمكن مراجعته من تبويب عناصر اليومية
- مع إدارة المنتجات: تُجلب أسعار الشراء ووحدات القياس والضرائب من بطاقة المنتج إلى بنود أمر الشراء
أفضل الممارسات لإدارة المشتريات
- ابدأ بإعداد قاعدة بيانات الموردين قبل أول عملية شراء، بما فيها الأرقام الضريبية والحسابات البنكية
- استخدم طلبات عروض الأسعار للتخطيط المسبق وتفادي نفاد المنتجات
- لا تُنشئ فاتورة المورد إلا بعد تأكيد التسليم لضمان مطابقة الكميات
- راجع الرقم المرجعي للفاتورة لكل فاتورة مورد لتسهيل المطابقة لاحقًا
- استخدم إعادة التعيين كمسودة والأرشيف بدلًا من الحذف حفاظًا على أثر المستندات
أسئلة سريعة حول قسم المشتريات
- من أين أبدأ؟
ابدأ بشاشة الموردين لتسجيل مورديك، ثم أوامر الشراء لإنشاء أول طلب عرض سعر - هل يتحدث المخزون تلقائيًا من المشتريات؟
نعم، من عملية الاستلام المرتبطة بأمر الشراء عند تأكيد التسليم. أما فواتير المشتريات ومرتجع المشتريات فمستندات مالية لا تحرّك المخزون - ما الفرق بين مرتجع المشتريات وإلغاء الفاتورة؟
المرتجع مستند مستقل يخصم قيمة البضاعة المرتجعة ويبقي أثر الفاتورة الأصلية، أما الإلغاء فيلغي الفاتورة نفسها
مثال على سير عملية مشتريات متكاملة
- إضافة المورد: سجّل بيانات المورد في شاشة الموردين
- طلب عرض سعر: أنشئ الطلب من أوامر الشراء بالمنتجات والكميات والأسعار
- تأكيد الأمر: اضغط تأكيد أمر الشراء ليصبح المستند أمر شراء
- تأكيد التسليم: اضغط تأكيد التسليم عند وصول البضاعة فيتحدث المخزون
- إنشاء الفاتورة: اضغط إنشاء فاتورة ثم تأكيد لترحيلها
- سداد المبلغ: اضغط تسجيل الدفع على الفاتورة لإصدار سند الصرف
- المرتجع عند الحاجة: اضغط إضافة إشعار دائن على الفاتورة لإرجاع جزء من البضاعة
مع hozma.tech تحصل منشأتك على دورة مشتريات متصلة من أول عرض سعر وحتى آخر ريال يُصرف للمورد.