انتقل إلى المحتوى الرئيسي

دليل إعداد المطاعم والمقاهي

هذا الدليل موجَّه لصاحب مطعم أو مقهى بدأ للتوّ مع hozma.tech ويريد تشغيل النظام من الصفر حتى أول يوم بيع حقيقي. سنمرّ معًا على الشاشات التي يحتاجها هذا النشاط تحديدًا — إعدادات الفرع، قائمة الأصناف وفئاتها، وصفات الأصناف المُحضَّرة، مخطط الصالة والطاولات، أنواع الطلبات، الخصومات الجاهزة، طرق الدفع، محطات المطبخ وشاشة التحضير المباشرة، شراء المكونات وجردها، وحضور فريق الوردية — ثم نُغلق الدورة بفتح الجلسة ومتابعة المبيعات.

عند إتمام الخطوات ستكون قد جهّزت فرعًا قابلًا للتشغيل الفوري: قائمة أصناف مُصنَّفة بأسعار وضريبة، صالة بطاولات مرقّمة، ثلاثة مسارات للطلب (محلي وسفري وتوصيل)، مطبخ يستقبل الطلبات على شاشة، ومخزون مكوّنات مرتبط بموردين حقيقيين.

الأمثلة في هذا الدليل مأخوذة من منشأة تجريبية باسم مقهى ركن البُن.

ما الذي يميّز هذا النشاط؟​

  • سرعة الخدمة قبل كل شيء: الطلب يُلتقط في ثوانٍ ويجب أن يصل للمطبخ فورًا — ولهذا يعتمد الإعداد على أنواع الطلبات ونظام شاشة المطبخ بدل الدورة المستندية الطويلة.
  • الصنف الواحد يُباع ويُصنَّع في آن: الكابتشينو صنف على القائمة ومنتج له وصفة في الوقت نفسه — تُمثَّل الوصفة في قوائم المواد ويُستهلك المكوّن من المخزون.
  • قائمة تُقرأ بالفئة لا بالبحث: الكاشير يضغط مشروبات ساخنة ثم الصنف، لذلك تُبنى فئات منتجات نقطة البيع قبل المنتجات.
  • ثلاثة مسارات لنفس الصنف: محلي على الطاولة، سفري على الكاونتر، توصيل خارج الفرع — كل مسار له سلوك مختلف داخل أنواع الطلبات.
  • الصالة نفسها بيانات: الطاولة رقم وموقع ومقاعد، وتظهر على بطاقة الطلب في المطبخ ضمن مخطط الطاولات الداخلية.
  • مكوّنات سريعة التلف: الحليب والبن يُشتريان بأوامر شراء متكررة ويُجردان دوريًا عبر جرد المخزون.
  • فريق بورديات: الباريستا وأمينة الصندوق ومشرفة الصالة يُسجّلون دخولهم وخروجهم في سجلات الحضور.

قبل أن تبدأ — قائمة التحقق​

  1. جهّز قائمة الأصناف النهائية مقسّمة إلى فئات واضحة، ومعها سعر البيع لكل صنف شامل ضريبة القيمة المضافة أو غير شامل حسب سياستك.
  2. احصر الأصناف التي تُحضَّر من مكوّنات (مشروبات الحليب، المعجنات) لأنها ستحتاج قوائم المواد.
  3. ارسم مخطط الصالة على الورق: عدد الطاولات، مقاعد كل طاولة، وهل لديك جلسات خارجية منفصلة.
  4. حدّد مسارات الطلب التي تخدمها فعلًا اليوم — لا تُنشئ توصيل إن لم تبدأه بعد.
  5. اجمع بيانات موردي المكونات (البن، الألبان، الدقيق) لتسجيلهم قبل أول أمر شراء.
  6. حدّد أسماء فريق الوردية ومسمياتهم الوظيفية.
  7. اتفق مع فريقك على سياسة الخصومات المسموح بها قبل تحويلها إلى خصومات جاهزة في النظام.

الخطوة 1 — تجهيز الفرع وإعداداته​

الفرع في hozma.tech هو نقطة البيع نفسها: منه تُضبط واجهة الكاشير والمطبخ والصالة والضرائب وطرق الدفع.

  1. من القائمة الجانبية افتح نقاط البيع ← الفروع.
  2. اضغط اسم الفرع لفتح بطاقته، ثم تحرير لتعديل الإعدادات.
  3. فعّل نظام شاشة المطبخ لإرسال الطلبات إلى شاشات المطبخ، ثم اختر المحطات التي ستستقبلها.
  4. فعّل حانة أو مطعم لتشغيل خصائص المطاعم، ثم الأرضيات والطاولات لتصميم الصالة وتعيين الطلبات للطاولات، واختر الطوابق التي يخدمها هذا الفرع.
  5. من قسم واجهة نقطة البيع فعّل ملاحظات داخلية لإضافة ملاحظات على بنود الطلب، وملاحظات العميل إن أردت طباعتها على الإيصال والفاتورة.
  6. من قسم نوع الطلب حدّد أنواع الطلبات المتاحة في هذا الفرع ونوع الطلب الافتراضي الذي يُختار تلقائيًا عند إنشاء طلب جديد.
  7. راجع قسم التسعير واختر بين السعر غير شامل للضريبة والسعر شامل للضريبة حسب طريقة عرض الأسعار على القائمة، وحدّد سياستك في الخصومات اليدوية والتحكم في السعر.
  8. من قسم المدفوعات اختر طرق الدفع المتوفرة على هذا الفرع.

إن كانت هناك وردية شغّالة سيظهر تنبيه أعلى البطاقة: هناك جلسة مفتوحة حالياً لنقطة البيع هذه. بعض الإعدادات يمكن تغييرها فقط بعد إغلاق الجلسة — أنجز إعدادات الصالة والمطبخ قبل فتح أول جلسة توفيرًا للوقت.

الخطوة 2 — بناء قائمة الأصناف وفئاتها​

الكاشير يتنقّل بالفئات، فابدأ بها ثم أضف الأصناف تحتها.

  1. افتح إدارة المنتجات ← فئات المنتجات وأنشئ فئات القائمة. في مثالنا: مشروبات ساخنة، مشروبات باردة، معجنات، أطباق رئيسية.
  2. افتح إدارة المنتجات ← المنتجات والخدمات واضغط إنشاء لكل صنف.
  3. اربط كل صنف بفئته وحدّد سعر البيع والضريبة المطبَّقة.
  4. المكوّنات الخام (البن، الحليب، الدقيق) تُسجَّل هنا أيضًا لكن بوحدات قياس وزنية أو حجمية — من إدارة المنتجات ← وحدات القياس — كي تظهر لها الكمية في اليد بالكيلوجرام أو اللتر.

تعرض شاشة المنتجات لكل بطاقة السعر، وتُظهر الكمية في اليد للمكوّنات المخزَّنة، وهو أسرع مؤشر يومي على قرب نفاد مكوّن أساسي.

الخطوة 3 — وصفات الأصناف المُحضَّرة (قوائم المواد)​

الوصفة تربط الصنف المُباع بمكوّناته، فيُخصم المكوّن من المخزون بدل الصنف النهائي.

  1. افتح التصنيع ← قوائم المواد واضغط إنشاء.
  2. في حقل المنتج اختر الصنف المُحضَّر — في مثالنا كابتشينو — وحدّد الكمية التي تنتجها الوصفة الواحدة، وهي هنا 1.00 من الوحدات.
  3. اترك نوع قائمة المواد على تصنيع هذا المنتج للوصفة العادية، أو اختر عدة إذا كان الصنف مجرد تجميعة تُباع معًا.
  4. في تبويب المكونات اضغط إضافة بند وأدخل كل مكوّن مع الكمية ووحدة قياس المنتج — في مثالنا حبوب بن مختصة بمقدار 0.02 كجم وحليب طازج كامل الدسم بمقدار 0.15 لتر.
  5. لتحضير دفعة مسبقة (كصلصة أو عجينة تُجهَّز صباحًا) افتح التصنيع ← أوامر التصنيع وأنشئ أمرًا بالكمية المطلوبة؛ تعرض الشاشة المرجع والتاريخ المجدول وحالة المكون — وتظهر متوفر حين تكون المكونات كافية — ثم الحالة التي تنتقل إلى تم التأكيد بعد الاعتماد.

يفيدك تبويب البنية والتكلفة أعلى بطاقة قائمة المواد في معرفة تكلفة الكوب الواحد مقابل سعر بيعه.

الخطوة 4 — تصميم الصالة والطاولات​

  1. افتح نقاط البيع ← الإعدادات ← مخطط الطاولات الداخلية.
  2. اضغط إنشاء وأدخل اسم الطابق — في مثالنا الصالة الداخلية والجلسات الخارجية — ثم اختر نقطة البيع التي يتبعها.
  3. في جدول الطاولات اضغط إضافة بند وأدخل اسم الطاولة والمقاعد والشكل؛ استخدمنا هنا ست طاولات بأشكال مربع ومقاعد بين 2 و6.
  4. كرّر العملية لكل منطقة جلوس منفصلة؛ فصل الجلسات الخارجية عن الصالة يسهّل توزيع الطلبات على النُّدُل.

اسم الطاولة الذي تكتبه هنا هو نفسه الذي سيقرأه المطبخ على بطاقة الطلب، فاجعله قصيرًا وواضحًا.

الخطوة 5 — تعريف أنواع الطلبات​

  1. افتح نقاط البيع ← الإعدادات ← أنواع الطلبات.
  2. اضغط إنشاء لكل مسار خدمة: محلي وسفري وتوصيل.
  3. فعّل خيار تناول في المكان للنوع الذي يُقدَّم داخل الفرع فقط.
  4. اختر قائمة الأسعار المرتبطة بكل نوع — يمكن أن تختلف أسعار التوصيل عن أسعار الصالة — واستخدمنا هنا قائمة أسعار عامة (SAR) للجميع.
  5. حدّد اللون وأيقونة لكل نوع ليميّزها الكاشير بلمحة عين على الشاشة.
  6. ارجع إلى بطاقة الفرع وتأكد أن الأنواع الثلاثة مدرجة في أنواع الطلبات المتاحة.

الخطوة 6 — ضبط الخصومات الجاهزة​

بدل ترك الكاشير يكتب نسبة الخصم يدويًا، عرّف الخصومات المسموح بها مسبقًا.

  1. افتح نقاط البيع ← الإعدادات ← الخصومات.
  2. اضغط إنشاء وأدخل اسم الخصم ونسبة الخصم.
  3. في مثالنا: خصم موظفين بنسبة 10.00، وخصم مناسبات بنسبة 15.00، وخصم كبار العملاء بنسبة 25.00.

اجعل الأسماء مطابقة لسياستك المعلنة داخليًا حتى يسهل تدقيق الخصومات لاحقًا على تقرير المبيعات.

الخطوة 7 — مراجعة طرق الدفع​

  1. افتح نقاط البيع ← الإعدادات ← طرق الدفع.
  2. راجع الطرق المتاحة وارتباط كل منها بـ دفتر اليومية الصحيح؛ في مثالنا نقدي - Cash مرتبط بدفتر النقدية في الخزينة، وشبكة - Card مرتبط بدفتر بنك، إضافة إلى حساب العميل - Credit.
  3. ارجع إلى بطاقة الفرع وفعّل الطرق التي يستخدمها هذا الفرع فقط من قسم المدفوعات.
  4. من نقاط البيع ← الإعدادات ← العملات المعدنية و الورقية راجع فئات النقد المستخدمة في عدّ الصندوق عند الفتح والإقفال.

الخطوة 8 — إعداد محطات المطبخ ومراحل التحضير​

المحطة هي الشاشة التي يقف أمامها فريق التحضير، والمرحلة هي خطوة العمل داخلها.

  1. افتح نقاط البيع ← المطبخ ← الإعدادات ← المحطات واضغط إنشاء.
  2. أدخل اسم المحطة واربطها بنقطة البيع، ثم اختر فئات المنتجات التي تُوجَّه إليها؛ في مثالنا محطة المشروبات تستقبل مشروبات ساخنة ومشروبات باردة، ومحطة المطبخ الساخن تستقبل أطباق رئيسية ومعجنات.
  3. افتح نقاط البيع ← المطبخ ← الإعدادات ← المراحل وأنشئ مراحل كل محطة عبر الحقول المحطة واسم المرحلة، وفعّل المرحلة النهائية على آخر مرحلة — استخدمنا قيد التحضير ثم جاهز للتقديم للمشروبات، وأضفنا على الشواية بينهما في المطبخ الساخن.
  4. اضبط تحذير بعد (دقيقة) وعاجل بعد (دقيقة) لكل مرحلة؛ هذان الرقمان هما ما يغيّر لون بطاقة الطلب على الشاشة المباشرة.

تعرض شاشة المحطات لكل محطة عدّادات الطلبات النشطة وأصناف قيد التحضير والمراحل، وزر فتح شاشة المطبخ.

الخطوة 9 — تشغيل الشاشة المباشرة في المطبخ​

  1. افتح نقاط البيع ← المطبخ ← الشاشة المباشرة.
  2. اضغط فتح شاشة المطبخ على المحطة المطلوبة لعرضها بملء الشاشة على جهاز المطبخ.
  3. يظهر في أعلى الشاشة اسم المحطة وعدد الطلبات وعمر الأقدم منها، مع زر تحديث وزر المكتملة لمراجعة ما تم إنجازه.
  4. كل بطاقة طلب تحمل رقم الإيصال ونوع الطلب — محلي أو سفري أو توصيل — واسم الطاولة واسم العميل والأصناف بكمياتها وحالة قيد التحضير.
  5. عند انتهاء التحضير يضغط الطاهي إنهاء فتنتقل البطاقة إلى المكتملة.

لاحظ تدرّج الألوان في اللقطة: بطاقة عمرها دقيقتان تظهر بالأخضر، وبعد تجاوز تحذير بعد (دقيقة) تتحول إلى البرتقالي، وبعد تجاوز عاجل بعد (دقيقة) تصبح حمراء — وهذه أسرع أداة لضبط زمن الخدمة في ساعة الذروة.

الخطوة 10 — الموردون وشراء المكونات​

  1. افتح المشتريات ← الموردين وسجّل موردي المكونات؛ في مثالنا محمصة نجد للبن المختص ومزارع الوادي الأخضر للألبان.
  2. افتح المشتريات ← أوامر الشراء واضغط إنشاء، ثم اختر المورد وأضف بنود المكونات بكمياتها وأسعارها.
  3. أكّد الأمر ليأخذ المرجع الخاص به وتظهر له تاريخ التأكيد وتاريخ الإيصال والمجموع.
  4. تابع عمود حالة الفاتورة لمعرفة ما يحتاج فوترة من الموردين وما لا يحتاج.

اربط أوامر الشراء بدورة أسبوعية ثابتة للمكونات سريعة التلف، فذلك أدق من الشراء عند النفاد.

الخطوة 11 — جرد المكونات​

  1. افتح المخزون ← جرد المخزون.
  2. تعرض شاشة تعديلات المخزون لكل مكوّن الكمية في اليد ووحدة القياس.
  3. أدخل الرقم الفعلي بعد العدّ في الكمية المحسوبة، فيحسب النظام الفرق تلقائيًا.
  4. اضغط تعيين لاعتماد الكمية الجديدة، أو السجل لمراجعة حركة المكوّن السابقة.

في المقاهي يُنصح بجرد أسبوعي للبن والحليب وشهري لبقية المكونات.

الخطوة 12 — حضور فريق الوردية​

  1. افتح الموارد البشرية ← إدارة الحضور ← تسجيل الحضور ليسجّل الموظف دخوله وخروجه بنفسه.
  2. للفروع التي تستخدم جهازًا مشتركًا على الكاونتر، افتح الموارد البشرية ← إدارة الحضور ← وضع الكشك.
  3. لمتابعة الوردية افتح الموارد البشرية ← إدارة الحضور ← سجلات الحضور؛ يعرض الجدول الموظف وتسجيل الحضور وتسجيل الخروج وساعات العمل المحسوبة.
  4. راجع الجدول قبل نهاية الشهر لضبط ساعات الورديات المتداخلة.

الخطوة 13 — فتح الجلسة اليومية​

  1. افتح نقاط البيع ← الجلسات لمتابعة ورديات الصندوق.
  2. تعرض الشاشة معرف الجلسة ونقطة البيع وتم الفتح بواسطة وتاريخ الفتح وتاريخ الإغلاق والحالة.
  3. الجلسة الشغّالة تظهر بحالة قيد التنفيذ؛ ولا تُقفل اليوم إلا بإغلاقها وعدّ الصندوق.
  4. لا تفتح أكثر من جلسة على نفس الفرع في وقت واحد حتى تبقى تسوية النقد واضحة.

الدورة اليومية​

عند الافتتاح: يسجّل الفريق حضوره من تسجيل الحضور أو وضع الكشك، ثم يفتح المسؤول جلسة جديدة من نقاط البيع ← الجلسات ويعدّ نقد الصندوق وفق فئات العملات المعدنية و الورقية، وتُفتح شاشة كل محطة من نقاط البيع ← المطبخ ← الشاشة المباشرة.

أثناء الخدمة: يلتقط الكاشير الطلب ويحدّد نوعه — محلي أو سفري أو توصيل — ويربط الطلب المحلي بطاولة من مخطط الصالة، فتصل الأصناف مباشرة إلى محطتها في المطبخ حسب فئتها. يتابع فريق التحضير ألوان البطاقات ويضغط إنهاء عند الجاهزية، ويُطبَّق أي خصم من قائمة الخصومات المعتمدة.

عند الإقفال: تُراجع مبيعات اليوم من نقاط البيع ← المبيعات ويُطابَق النقد والشبكة من نقاط البيع ← المدفوعات، ثم تُقفل الجلسة، ويُسجّل الفريق خروجه.

أسبوعيًا: جرد المكونات من المخزون ← جرد المخزون، وإصدار أوامر شراء التموين من المشتريات ← أوامر الشراء، ومراجعة سجلات الحضور.

التقارير التي تهمّك​

  • نقاط البيع ← المبيعات: السجل الكامل للطلبات مع رقم الإيصال والعميل والموظف والإجمالي والحالة، ويظهر مجموع اليوم أسفل عمود الإجمالي — وهو رقم مبيعاتك المعتمد.
  • نقاط البيع ← المدفوعات: استخدم التجميع حسب طريقة الدفع لتقسيم الحصيلة بين نقدي - Cash وشبكة - Card؛ هذا هو التقسيم الذي تطابق عليه الصندوق والبنك عند الإقفال.
  • نقاط البيع ← الجلسات: مقارنة الورديات ببعضها من حيث زمن الفتح والإقفال والمسؤول عنها.
  • نقاط البيع ← المطبخ ← طلبات المطبخ: سجل الطلبات التي مرّت على المطبخ مع أُنشئ في ومرجع الطلب والحالة — جديد أو قيد التحضير أو جاهز — وهو المرجع عند تحليل بطء الخدمة.
  • المخزون ← جرد المخزون: الفرق بين الكمية الدفترية والفعلية للمكونات، ومنه تقيس الهدر.

أخطاء شائعة وكيف تتجنّبها​

  • إنشاء المنتجات قبل الفئات: ستضطر لتعديل كل بطاقة لاحقًا. ابدأ دائمًا بـ فئات المنتجات.
  • محطة مطبخ بلا فئات: المحطة التي لا ترتبط بأي فئة لن يصلها أي صنف. تحقّق من ربط كل فئة بمحطة واحدة على الأقل.
  • نسيان تعليم المرحلة الأخيرة: إن لم تفعّل المرحلة النهائية لن يعرف النظام متى يعتبر الصنف جاهزًا.
  • قيم متطرفة في مدد التنبيه: أرقام صغيرة جدًا في تحذير بعد (دقيقة) وعاجل بعد (دقيقة) تجعل كل البطاقات حمراء فيفقد التنبيه معناه.
  • تغيير إعدادات الصالة والمطبخ أثناء وردية مفتوحة: سيمنعك النظام برسالة هناك جلسة مفتوحة حالياً لنقطة البيع هذه. أنجز الإعداد قبل الافتتاح.
  • بيع صنف مُحضَّر بلا قائمة مواد: لن يُخصم أي مكوّن من المخزون وستظهر أرقام الجرد مضلِّلة.
  • ترك الخصم للاجتهاد الشخصي: عرّف الخصومات في شاشة الخصومات واحصر الكاشير فيها.
  • إبقاء الجلسة مفتوحة عبر أكثر من يوم: يخلط مبيعات يومين في تسوية واحدة ويصعّب مطابقة الصندوق.

أفضل الممارسات​

  • اجعل أسماء الأصناف قصيرة كما ينطقها العميل؛ الاسم الطويل يُقصّ على بطاقة المطبخ.
  • رتّب الفئات بحسب معدل الطلب لا أبجديًا، واضبط فئة البدء على الفئة الأكثر مبيعًا.
  • افصل الصالة الداخلية عن الجلسات الخارجية كطابقين مستقلين حتى لو كان عدد الطاولات صغيرًا.
  • أنشئ محطة مطبخ مستقلة لكل موقع فيزيائي حقيقي، لا لكل نوع طعام.
  • راجع تكلفة الوصفة في البنية والتكلفة كلما تغيّر سعر شراء البن أو الحليب.
  • استخدم ملاحظات داخلية لتمرير طلبات التخصيص (بدون سكر، حليب خالي الدسم) بدل الشرح الشفهي.
  • ثبّت يومًا أسبوعيًا للجرد وأمر الشراء معًا حتى تُبنى الكمية المطلوبة على رقم فعلي.
  • أعطِ كل موظف بطاقة موظف باسمه لتظهر مبيعاته في عمود الموظف على شاشة المبيعات.

أسئلة سريعة​

  • هل أحتاج قائمة مواد لكل صنف على القائمة؟
    لا. اقتصر عليها في الأصناف المُحضَّرة من مكوّنات تريد متابعة مخزونها، مثل مشروبات الحليب. أما الأصناف التي تُشترى جاهزة وتُباع كما هي فلا تحتاج وصفة.

  • ما الفرق بين المحطة والمرحلة؟
    المحطة موقع عمل يستقبل فئات منتجات محددة، والمرحلة خطوة داخل المحطة. المحطة تُعرَّف في المحطات والمرحلة في المراحل.

  • لماذا لا يصل صنف معيّن إلى شاشة المطبخ؟
    غالبًا لأن فئته غير مرتبطة بأي محطة، أو لأن نظام شاشة المطبخ غير مفعّل على بطاقة الفرع.

  • هل يمكن أن تختلف الأسعار بين التوصيل والصالة؟
    نعم، عبر ربط كل نوع طلب بـ قائمة الأسعار المناسبة له في شاشة أنواع الطلبات.

  • كيف أعرف حصيلة النقد مقابل الشبكة في نهاية اليوم؟
    من نقاط البيع ← المدفوعات مع التجميع حسب طريقة الدفع.

  • ماذا أفعل إذا رفض النظام تعديل إعدادات الطاولات؟
    أغلق الجلسة الجارية أولًا؛ إعدادات الأرضيات والطاولات لا تُعدَّل والجلسة مفتوحة.

  • هل أستطيع تعديل الكمية الفعلية للمكوّن دون أمر شراء؟
    نعم، عبر المخزون ← جرد المخزون بإدخال الكمية المحسوبة ثم تعيين.

نموذج إعداد نموذجي — مقهى ركن البُن​

  • الفرع: الفرع الرئيسي
  • فئات القائمة: مشروبات ساخنة / مشروبات باردة / معجنات / أطباق رئيسية
  • عدد الأصناف على القائمة: 12 صنفًا
  • مثال تسعير: كابتشينو بـ 15.00 ريال، برجر دجاج مشوي بـ 32.00 ريال
  • الوصفة: كابتشينو = 0.02 كجم حبوب بن مختصة + 0.15 لتر حليب طازج كامل الدسم
  • الطوابق: الصالة الداخلية (ست طاولات) والجلسات الخارجية (ثلاث طاولات)
  • أنواع الطلبات: محلي / سفري / توصيل — الافتراضي محلي
  • الخصومات المعتمدة: خصم موظفين 10.00 / خصم مناسبات 15.00 / خصم كبار العملاء 25.00
  • طرق الدفع: نقدي - Cash / شبكة - Card / حساب العميل - Credit
  • محطات المطبخ: محطة المشروبات (مرحلتان) ومحطة المطبخ الساخن (ثلاث مراحل)
  • موردو المكونات: محمصة نجد للبن المختص ومزارع الوادي الأخضر للألبان
  • فريق الوردية: سارة عبدالله مشرفة صالة، فهد ناصر باريستا، ريم سعد أمينة صندوق

بهذا يكون فرعك جاهزًا للتشغيل الكامل: الطلب يُلتقط على الصندوق، ويُطبخ على شاشة المطبخ، ويُخصم من المخزون، ويُسجَّل في مبيعات اليوم — وكل ذلك في مكان واحد مع hozma.tech.