انتقل إلى المحتوى الرئيسي

مطابقة عناصر اليومية

الوصول​

المحاسبة ← عناصر اليومية

ما هي المطابقة؟​

كل عملية في النظام تُنتج بندًا محاسبيًا في أحد الحسابات. بعض الحسابات — مثل الذمم المدينة والإيصالات المعلقة — لا يُقصد بها أن تحتفظ برصيد دائم، بل هي حسابات انتظار: يدخلها المبلغ عند نشوء الاستحقاق، ويخرج منها عند تحصيله فعليًا.

المطابقة (Reconciliation) هي ربط البند الذي أنشأ الاستحقاق بالبند الذي حصّله، ليُعلن النظام أن هذه الدورة اكتملت. عند المطابقة يمنح النظام البنود المرتبطة رقم مطابقة واحدًا (مثل A9)، ويصبح صافي أثرها على الحساب صفرًا.

ما يبقى بلا رقم مطابقة هو — بالتعريف — مال لم يصل بعد.

متى أستخدمه؟​

  • لإقفال مبيعات الشبكة بعد وصول حوالة التسوية من مزوّد نقاط البيع الإلكترونية إلى الحساب البنكي.
  • لتحصيل طلبات نقاط البيع الآجلة المسجّلة على حساب العميل، وربط سداده بالطلبات التي غطّاها.
  • لمعرفة ما تبقّى معلقًا في حسابات الانتظار: كم من مبيعات الشبكة لم تصل بعد، وكم من ذمم العملاء لم يُسدَّد.
  • لمراجعة أي حساب لا يُغلق رصيده رغم اكتمال العمليات المرتبطة به.

عرض عناصر اليومية​

تعرض الشاشة كل بند محاسبي في المنشأة — من فواتير المبيعات والمشتريات وجلسات نقاط البيع والقيود اليدوية — في قائمة واحدة، مع عامل التصفية مُرحّل مفعّلًا افتراضيًا حتى لا تختلط المسودات بالقيود المعتمدة.

حصر البنود غير المسواة​

  1. اضغط زر عوامل التصفية.
  2. فعّل عامل التصفية غير مسوى.

تختفي كل البنود المطابَقة، ولا يبقى إلا ما هو معلّق فعلًا في الحسابات القابلة للمطابقة.

في المثال التالي بقيت خمسة بنود فقط:

  • ثلاثة بنود على حساب 113001 الذمم المدينة باسم مؤسسة الواحة التجارية: طلبان آجلان من نقطة البيع بمبلغ 132.00 و230.00، مقابل سداد بنكي وارد بمبلغ 362.00.
  • بندان على حساب 117003 الإيصالات المعلقة: مبيعات الشبكة من الجلسة POS/00002 بمبلغ 110.00، مقابل حوالة التسوية الواردة من مزوّد الشبكة بالمبلغ نفسه.

المثال الأول: إقفال مبيعات الشبكة​

عندما يدفع العميل في نقطة البيع بالشبكة، لا يصل المال إلى البنك في لحظة البيع. يسجّل النظام المبلغ في حساب 117003 الإيصالات المعلقة، ويبقى هناك حتى تُحوّل شركة المدفوعات الحصيلة إلى الحساب البنكي — غالبًا في اليوم التالي.

  1. من قائمة البنود غير المسواة، حدّد بند الإيصالات المعلقة الناتج عن جلسة نقطة البيع، وبند الإيصالات المعلقة الناتج عن حوالة التسوية.
  2. تأكد من تساوي مجموعَي المدين والدائن أسفل القائمة — في المثال 110.00 مقابل 110.00.
  3. اضغط زر إجراء ثم اختر التصالح.

يختفي البندان من قائمة غير مسوى، ويصبح رصيد حساب الإيصالات المعلقة صفرًا عن هذه الجلسة — أي أن حصيلة الشبكة وصلت بالكامل.

المثال الثاني: تحصيل طلبات نقاط البيع الآجلة​

طلبات نقاط البيع المدفوعة بطريقة حساب العميل لا تُحصَّل في الجلسة، بل تُسجَّل دَينًا على العميل في حساب 113001 الذمم المدينة. وعندما يسدّد العميل لاحقًا مبلغًا واحدًا يغطي عدة طلبات، تُستخدم المطابقة لتحديد أي الطلبات أُغلقت بهذا السداد.

  1. حدّد بندَي الطلبين الآجلين 132.00 و230.00، وبند السداد البنكي 362.00.
  2. تحقق من أن المجموعين متساويان: 362.00 مدين مقابل 362.00 دائن.
  3. اضغط إجراء ← التصالح.

المطابقة هنا ليست شرطًا أن تكون بندًا مقابل بند؛ يمكن مطابقة عدة بنود مدينة مقابل بند دائن واحد ما دامت كلها على الحساب نفسه ومجموعها متوازن.

قراءة النتيجة​

بعد المطابقة، أزل عامل التصفية غير مسوى لتعود القائمة الكاملة. سيظهر في عمود رقم المطابقة رمز مشترك يجمع كل بنود الدورة الواحدة:

  • A9 يجمع بندَي الإيصالات المعلقة — مبيعات الشبكة وحوالة تسويتها.
  • A8 يجمع الطلبين الآجلين مع سداد مؤسسة الواحة التجارية.
  • A5 وA6 أرقام مطابقة أنشأها النظام تلقائيًا عند إقفال جلسة نقطة البيع، لبنود النقد والشبكة على حساب 113002 ذمم مدينة (PoS).

البنود التي يبقى عمود رقم المطابقة فيها فارغًا هي إما بنود على حسابات غير قابلة للمطابقة (الإيرادات، البنك، الصندوق)، أو مبالغ ما زالت معلّقة تنتظر ما يقابلها.

التجميع حسب الحساب​

قبل المطابقة، من المفيد تجميع البنود حسب الحساب لرؤية أين يوجد رصيد عالق. اضغط التجميع حسب ثم الحساب:

يعرض كل سطر مجموع المدين والدائن للحساب. الحساب الذي يتساوى طرفاه — مثل 117003 الإيصالات المعلقة بـ 110.00 مقابل 110.00 — اكتملت دورته، والحساب الذي يختل طرفاه فيه مبالغ لم تُحصَّل بعد.

إلغاء التسوية​

إذا طوبقت بنود بالخطأ — سداد نُسب إلى الطلب الخطأ مثلًا — حدّد البنود المرتبطة ثم اضغط إجراء ← إلغاء التسوية. يعرض النظام نافذة تأكيد:

اضغط إلغاء التسوية لفكّ الارتباط، أو إلغاء للتراجع. بعد الفك يُحذف رقم المطابقة وتعود البنود للظهور تحت عامل التصفية غير مسوى لتُطابَق من جديد بشكل صحيح.

إلغاء التسوية لا يحذف أي قيد ولا يغيّر أي مبلغ؛ هو يفكّ الربط بين البنود فقط.

الحقول الأساسية​

  • التاريخ: تاريخ القيد الذي ينتمي إليه البند.
  • دفتر اليومية: الدفتر الذي سُجِّل فيه البند — نقطة البيع، بنك، النقدية في الخزينة، وغيرها.
  • قيد اليومية: رقم القيد المصدر، ويظهر بجانبه مرجعه بين قوسين.
  • الحساب: الحساب المتأثر من الشجرة المحاسبية، وهو المعيار الأول لصلاحية المطابقة.
  • الشريك: العميل أو المورد المرتبط بالبند، ويُملأ في بنود الذمم.
  • الرقم المرجعي: مرجع المستند المصدر، مثل رقم جلسة نقطة البيع.
  • الوصف: بيان البند كما سيظهر في كشف الحساب.
  • الحساب التحليلي: التوزيع التحليلي للبند إن وُجد.
  • الضرائب: الضريبة المرتبطة بالبند.
  • المدين / الدائن: مبلغ البند في أحد الطرفين.
  • رقم المطابقة: الرمز الذي يجمع البنود المتطابقة، ويبقى فارغًا لما لم يُطابَق بعد.

عبر زر الأعمدة الاختيارية أعلى يمين القائمة يمكن إظهار أعمدة إضافية، منها تاريخ الاستحقاق وعلامات التصنيف.

شروط نجاح المطابقة​

  • أن تكون كل البنود المحددة على الحساب نفسه؛ فمطابقة بند على 117003 الإيصالات المعلقة مع بند على 111001 النقدية في الخزينة تُرفض برسالة صريحة:

  • أن يكون الحساب من الحسابات المسموح بمطابقتها في الشجرة المحاسبية — حسابات الذمم وحسابات الانتظار. حسابات الإيرادات والبنك والصندوق لا تُطابَق.

  • ألّا تكون البنود مطابَقة مسبقًا؛ وإلا ظهرت رسالة أنت تحاول تسوية قيود قد تمت تسويتها بالفعل. أزل الحالة القديمة أولًا عبر إلغاء التسوية.

  • أن تكون البنود مُرحّلة؛ فالمسودات لا أثر لها على الأرصدة أصلًا.

العلاقة ببقية الأقسام​

  • نقاط البيع: إقفال الجلسة هو ما يولّد بنود الشبكة والنقد والطلبات الآجلة التي تُطابَق هنا. راجع نقاط البيع ← الجلسات لمعرفة القيد الناتج عن كل جلسة.
  • الشجرة المحاسبية: خاصية قابلية المطابقة تُضبط على مستوى الحساب، وأرصدة الحسابات هي ما يتأثر مباشرة بكل مطابقة.
  • القيود اليدوية: قيد التسوية الذي تُنشئه لإثبات حوالة واردة من مزوّد الشبكة يُسجَّل من شاشة القيود اليدوية أو من دفتر بنك، ثم يُطابَق هنا.
  • المبيعات والمشتريات: فواتير العملاء والموردين تُنتج بنودًا على حسابات الذمم تُغلق بالمطابقة نفسها.

أفضل الممارسات​

  • طابِق أولًا بأول — يوميًا لمبيعات الشبكة، وعند كل سداد لذمم العملاء. المطابقة المتراكمة تصبح مستحيلة بعد أسابيع.
  • ابدأ دائمًا من عامل التصفية غير مسوى؛ فهو يختصر آلاف البنود إلى ما يحتاج فعلًا إلى عمل.
  • استخدم التجميع حسب ← الحساب أسبوعيًا كفحص سريع: أي حساب انتظار لا يتساوى طرفاه يحتاج متابعة.
  • اكتب في الوصف بيانًا يربط قيد التسوية بمصدره — مثل «تصفية المقبوضات المعلقة» — ليسهل التعرف عليه لاحقًا.
  • لا تُنشئ قيدًا يدويًا لتصفير حساب انتظار عالق؛ ابحث عن سبب عدم وصول المبلغ أولًا، فالقيد اليدوي يُخفي المشكلة ولا يحلّها.

تصفية وسرعة الوصول (عرض القائمة)​

  • زر عوامل التصفية يتيح: غير مُرحل، مُرحّل، للتفقد، غير مسوى، المبيعات، المشتريات، البنك، نقدي، منوعات، الدائن، المدين، التاريخ، إضافة عامل تصفية مخصص.
  • زر التجميع حسب يتيح: قيد اليومية، الحساب، الشريك، دفتر اليومية، التاريخ، إضافة مجموعة مخصصة.
  • زر إجراء — بعد تحديد بنود — يتيح: حذف، إلغاء التسوية، القيود التلقائية، التصالح.
  • شريط البحث يقبل الكتابة المباشرة للبحث بالحساب أو الشريك أو الرقم المرجعي.

أسئلة سريعة​

  • لماذا لا يظهر بند في قائمة غير مسوى رغم أنه غير محصَّل؟
    لأن حسابه غير مُعلَّم كقابل للمطابقة في الشجرة المحاسبية. حسابات الإيرادات والبنك والصندوق لا تدخل في المطابقة أصلًا.

  • حصيلة الشبكة وصلت للبنك لكن حساب الإيصالات المعلقة ما زال برصيد. لماذا؟
    لأن قيد الحوالة الواردة لم يُطابَق بعد مع بنود الجلسة. سجّل الحوالة ثم طابِق البندين من هذه الشاشة.

  • العميل سدّد مبلغًا أقل من إجمالي طلباته. هل أطابق؟
    نعم، طابق السداد مع الطلبات التي يغطيها؛ ويبقى الفارق ظاهرًا في القائمة كذمّة لم تُسدَّد بعد.

  • ما الفرق بين رقم المطابقة الذي أنشأه النظام تلقائيًا وذلك الذي أنشأته يدويًا؟
    لا فرق في الأثر المحاسبي. المطابقة التلقائية تحدث عند إقفال جلسة نقطة البيع لبنود الدفع النقدي والشبكة على حساب 113002 ذمم مدينة (PoS)، أما ما يبقى في حسابات الانتظار والذمم فيحتاج مطابقة يدوية.

  • هل تؤثر المطابقة على أرصدة الحسابات أو على التقارير المالية؟
    لا. المطابقة لا تُنشئ قيدًا ولا تغيّر مبلغًا؛ هي ربط بين بنود قائمة بالفعل. أثرها في المتابعة التشغيلية: معرفة ما وصل وما لم يصل.

نموذج عملي مكتمل​

  • الحساب: 117003 الإيصالات المعلقة
  • البند الأول: جلسة POS/00002 — شبكة - Card — المدين 110.00
  • البند الثاني: تحويل تسوية شبكة المدفوعات — الدائن 110.00
  • الإجراء: إجراء ← التصالح
  • النتيجة: رقم المطابقة A9 على البندين، ورصيد الحساب صفر

مطابقة عناصر اليومية في hozma.tech هي الخطوة التي تحوّل الأرقام في الشجرة المحاسبية من سجل لما حدث إلى صورة دقيقة لما وصل فعلًا إلى خزينة المنشأة وحسابها البنكي.